Gagner du temps en s’organisant : 6 astuces infaillibles

Gagner du temps en s’organisant : 6 astuces infaillibles

Gagner du temps en s’organisant : 6 astuces infaillibles 1200 800 Charlotte Minda

Temps de lecture : 5 minutes

Selon une étude d’Harris Interactive, en 2018, 65% des français ont déclaré ne pas disposer de suffisamment de temps. Peut-être vous sentez-vous également submergé(e) par la quantité de tâches que vous devez accomplir quotidiennement ? Entre le travail, la maison, parfois les enfants, il n’est pas rare de se retrouver avec une liste de tâches infinie !

Malheureusement les journées ne sont pas extensibles… Si le confinement a permis à de nombreux corps de métier de faire “une pause” et de prendre enfin le temps, le déconfinement s’est plutôt rapproché d’une course contre la montre. C’est dans ce climat de fin d’année scolaire synonyme de “grand rush” que je vous propose ces quelques astuces, qui vous permettront à coup sûr de gagner du temps et de la sérénité !

par Charlotte Mauxion-Minda
Rédactrice Web Seo – Community Manager Freelance.

Le carnet est votre meilleur ami

Notre cerveau n’est pas conçu pour retenir ce qui ne l’intéresse pas ! Alors à moins que vous ne  soyez passionné(e)s par le rendez-vous chez le dentiste du petit dernier ou le cadeau que vous offrirez à votre belle-mère pour son anniversaire, il est tout à fait indiqué de noter toutes les tâches que vous avez à effectuer. Que ce soit dans un carnet ou dans un agenda électronique, l’idée est de centraliser au même endroit toutes vos tâches. Oubliez les post-it que vous risqueriez de perdre et libérez votre cerveau du superflu. Il vous le rendra bien !

D’ailleurs, si vous êtes de nature plutôt anxieuse, il peut être utile de noter toutes vos tâches avant de dormir plutôt qu’au cours de la journée, afin de ne plus avoir à y penser pendant la nuit.

Petite précision tout de même, quand on parle de tout noter, il s’agit des tâches qui ne sont pas routinières. Inutile donc de préciser “faire le repas” ou “donner à manger au chat”. Ces tâches sont déjà récurrentes dans votre quotidien, les noter n’est donc pas nécessaire.

Perdre un peu de temps pour en gagner

Octroyez vous un temps en tête à tête avec votre agenda. Si vous passez une heure par semaine à vous organiser pour la semaine d’après ce n’est pas du temps perdu, bien au contraire ! Cela vous permettra de gagner en sérénité et de vous rendre compte du temps dont vous disposez réellement.

Ce moment peut être un temps pour vous et même un moment agréable. Une tasse de thé (ou une bière), un agenda, un stylo et votre “carnet de tâches” suffisent !

Après avoir éliminé toutes les plages horaires où vous mangez, dormez, conduisez… Il vous suffit de placer dans votre agenda les rendez-vous. Et enfin les tâches à accomplir selon le temps dont vous disposez et les date butoires de vos projets. Ainsi, vous ne perdez pas de temps au jour le jour et avancez de manière réfléchie.

D’ailleurs, si vous disposez d’une petite plage horaire, rien ne vous empêche de découper votre projet en plusieurs petites tâches afin de pouvoir le traiter plus facilement.

Qu'il soit électronique ou format papier, l'agenda est votre meilleur atout !

Trier les priorités

L’une des actions les plus difficiles à accomplir lorsque l’on essaie d’être organisé(e) est bien le tri des priorités !

Si au travail la tâche peut sembler plus simple, dans la vie privée cela peut vite se révéler être un casse tête ! Fort heureusement, il existe une astuce imparable pour vous y aider : la loi de Pareto, appelée aussi la règle des 80-20. Ce principe consiste à partir du postulat que 20% de vos actions, vous apportent 80% de satisfaction ou de bénéfices. Certes, cette loi n’est pas applicable pour absolument tous les domaines. Néanmoins, elle permet de trier facilement les tâches primordiales des tâches secondaires que vous pourriez par exemple déléguer.

Pour cela, posez-vous simplement la question : si je ne devais réaliser qu’une seule chose aujourd’hui, à quelle tâche donnerais-je la priorité ? Placez dans votre planning en priorité les 20% de tâches qui vous apportent ces 80% de résultats. 

Regrouper les tâches similaires

Avez-vous déjà entendu parler du batch cooking ? Cette méthode de plus en plus populaire consiste à préparer tous les repas de la semaine en une fois pour gagner du temps, de l’énergie (et par la force des choses de l’argent).

Sur le même principe, essayez au maximum de regrouper toutes les tâches similaires. L’envoi de mails ou de courrier, ou les rendez-vous du pédiatre pour les différents enfants par exemple. Dans tous les aspects de votre vie, regrouper les tâches similaires vous permettra d’éviter de perdre du temps dans les transitions d’une action à l’autre. Si l’on reprend l’exemple de l’envoi de mail, les transitions pourraient être d’allumer l’ordinateur puis de se connecter à la boîte mail. Alors que pour l’envoi de simples courriers, vous perdrez du temps à trouver les enveloppes, à acheter les timbres et à aller poster le courrier dans la boîte la plus proche. Des actions qui ne prennent certes que 5 minutes. Malheureusement, sur une semaine, les minutes perdues se transforment en heures perdues !

Prévoir l’imprévu

Prévoir l’imprévu est impossible, mais prévoir une plage horaire pour gérer les imprévus est tout à fait réaliste et même recommandé.

Dans votre agenda, réservez-vous un créneau où vous ne prévoyez rien. Qu’il soit journalier ou hebdomadaire. S’il vous arrive un imprévu vous pourrez ainsi le gérer sans vous mettre en difficulté. Si aucun imprévu ne se présente, vous pourrez reprendre votre liste de choses à faire pour ne pas perdre votre temps. Ou alors vous pourrez lâcher prise et prendre du temps pour vous !

Savoir dire “non”

Si vous souffrez du syndrome du sauveur cette partie va vous intéresser !

Dire oui à tout ne vous rendra jamais service. Dans le domaine professionnel, cela vous ajoutera de la pression inutile et vous mettra en difficulté. Quant à la sphère familiale, votre propension à rendre service laissera penser à votre entourage qu’il est normal que vous soyez à leur disposition !

Dire non, si cela est dit de manière bienveillante et pédagogique, ne vous fera jamais passer pour une mauvaise personne. Si votre emploi du temps est déjà plein, dites-le tout simplement.


Dire non à une personne est une chose, mais si vous désirez vraiment être efficace dans le temps qui vous est imparti pour réaliser une tâche ou une action, déconnectez-vous. Votre téléphone est en effet votre pire ennemi à cause des nombreuses sollicitations qu’il entraîne. Les notifications d’applications, un appel, un SMS… À chaque interruption vous perdez exactement 7 minutes pour vous concentrer à nouveau sur l’action que vous étiez en train d’effectuer au préalable. Pour éviter d’être interrompu(e), n’hésitez pas à passez en mode “avion” et à fermez votre boîte mail si vous travaillez sur un ordinateur.

Apprendre à dire non, vous permet de ne pas perdre le contrôle de votre gestion du temps.

Les outils utiles

Si vous cherchez à connaître les outils qui peuvent améliorer votre quotidien dans la gestion du temps sachez qu’il en existe une multitude et pour tous les goûts ! Un agenda, qu’il soit électronique ou papier, est bien sûr indispensable. Pour prendre des notes un simple carnet et un stylo suffisent. Cependant, si vous préférez une version digitale, evernote ou onenote sont très pratiques. Ces applications synchronisent les notes d’un téléphone et d’un ordinateur automatiquement.

Pour gérer vos projets et vos tâches, Trello (application et site) est un indispensable. Très intuitif, il permet notamment de découper chaque gros projet en sous-parties bien plus faciles à intégrer dans un agenda.

Le pomodoro peut également vous aider si vous souhaitez vous concentrer au maximum sur une tâche à accomplir ! Focus to-do est une application redoutable de pomodoro !

Et enfin, le classeur maison est un outil plus conventionnel, très utile au quotidien pour administrer la vie familiale. Tous ces outils mériteraient un article complet pour les présenter.

En attendant, vous pouvez d’ores et déjà retrouver l’ensemble de la méthode d’organisation “zen to done” dans cet article.

Les astuces déclinées dans cet article pourront vous servir de base afin de mieux gérer votre temps.

Certes, il paraît primordial de connaître les grands principes de l’organisation pour pouvoir s’organiser. Mais il est surtout essentiel que votre organisation vous corresponde ! Comme un régime alimentaire, votre organisation doit pouvoir s’adapter à vos contraintes et à votre caractère. Pour certains, tout noter dans leur téléphone sera la solution idéale. Pour d’autres il faudra absolument un outil visuel comme un bullet journal ou un agenda.

Ainsi, l’organisation du temps est une science qui n’est pas figée. Selon les impératifs du moment, vous pouvez la modeler à vos besoins et la faire évoluer. Mais sachez qu’une fois que vous aurez trouvé votre organisation idéale, vous gagnerez avant tout en sérénité.

Si vous connaissez d’autres astuces pour gagner du temps, n’hésitez pas à les partager en commentaire !

  • Antoinette dit :

    Bonjour,
    Je suis retraitée depuis quelques années , les astuces de rangement ne manquent pas !!! c’est surtout la motivation qui est très importante. Petit à petit , je me désencombre et je me trouve soulagée d’avoir fait le nécessaire car je ne savais pas jeter !!!
    Cordialement
    Antoinette

  • Efi dit :

    Hello Virginie,
    j’ai la chance de faire partie des 35% qui ont un max de temps devant elles !
    Je pense qu’avant de vouloir gagner du temps, il faut déjà analyser son temps et prendre connaissance de toutes les activités qu’on fait. Celles qui sont essentielles et celles qui sont accessoires, qui nous occupent mais qui ne sont pas forcément essentielles.
    Du coup me concernant, j’ai réalisé que je perdais énormément de mon temps sur les réseaux, les notifs, ect. Depuis, cette prise de conscience, j’ai décidé de me faire un planning type de ma journée, avec des plages horaires dédiées (travail, bébé, couple, famille, hobbies, tâches ménagères, réseaux sociaux, ect.).

    J’ai testé evernote, mais je suis plus à l’aise à faire des listes sur papier, (post it), ça doit être le fait de rayer une tâche qui me procure autant de plaisir… lol

    Sinon le batchcooking j’ai déjà testé, c’est pratique, mais je suis une inconditionnelle des produits frais et souvent on est obligé de congeler…

    Mais pour moi, comme tu le dis, la déconnection est la meilleure arme pour gagner du temps !

    Efi

    • Virginie dit :

      Merci Efi pour ton commentaire.
      Cet article étant un article invité, je n’utilise pas personnellement toutes ces astuces; il me semblait intéressant de les proposer car je suis convaincue que chacun doit trouver ce qui lui convient le mieux. Je suis comme toi une utilisatrice de listes papiers (et carnets). En complément j’utilise beaucoup Trello qui est un excellent outil. Quant au batchcooking, je dois avouer que je ne l’utilise pas car je préfère cuisiner au maximum des produits frais.

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