La méthode Zen To Done pour être enfin organisée !

La méthode Zen To Done pour être enfin organisée !

La méthode Zen To Done pour être enfin organisée ! 1700 1133 Virginie

Temps de lecture : 5 minutes

Vous en avez plus qu’assez d’être désordonnée ? Vous aimeriez changer de stratégie, sans pour autant vous prendre la tête ? La méthode Zen To Done (abrégée en ZTD) sera alors votre passeport pour être enfin organisée. Incontournable, cette technique est infaillible. En effet, vous pourrez enfin arriver à la fin de vos to-do listes, qui vous semblaient jusqu’à maintenant irréalisables et interminables. Suivez le guide, vous allez devenir une reine de l’organisation!

En quoi consiste la méthode Zen To Done ?

C’est le petit bijou de Leo Babauta, auteur américain et créateur du blog à succès Zenhabits. Celui-ci est par ailleurs présent depuis plusieurs années dans le top 25 des meilleurs blogs, d’après le magazine Time. Le Zen To Done est tout simplement une méthode regroupant un ensemble de 10 habitudes. Chacune d’entre elles a pour but de vous simplifier la vie. Comment ? En vous aidant à vous organiser et contrôler vos tâches.

Dans le ZTD, nous avons donc la liste suivante :

  • collecter ;
  • traiter ;
  • planifier ;
  • agir ;
  • utiliser un système simple et fiable ;
  • s’organiser ;
  • réviser ;
  • simplifier ;
  • routine ;
  • trouver votre passion.

Ce qui est intéressant, c’est que vous n’êtes pas obligée de toutes les suivre. Vous choisissez celles qui vous conviennent, et vous n’avez alors besoin de vous concentrer que sur celles-ci.

Habitude 1 : Collecter

L’idée est d’avoir un petit carnet sur soi, afin de pouvoir y écrire tout ce qui vous passe par la tête durant la journée : tâches, idées, projets, ou autres informations à ne pas oublier. Donc dès que cela arrive, notez-le pour ne pas encombrer votre cerveau.

Si vous êtes plus technologie, vous pouvez très bien le faire via votre téléphone portable. Le but est de choisir la méthode qui vous convient le mieux, bien sûr.

Habitude 2 : Traiter

Être organisée, c’est savoir prendre des décisions rapidement sur ce qui se trouve dans votre boîte de réception. Mais qu’est-ce que j’entends par boîte de réception ? Il s’agit simplement de tout ce qui reçoit des informations, courriers ou documents. Que ce soit vos boîtes mails, boîte aux lettres, messagerie vocale ou bloc-notes. Si vous ne procédez pas rapidement au traitement de toutes ces affaires, elles vont s’accumuler et vous allez vite être débordée. Essayez de les traiter une fois par jour, voire plus souvent si vous le pouvez.

Évidemment, il s’agit ici d’ordonner votre boîte de réception pour que vous puissiez noter les tâches importantes à réaliser. Cependant, cela n’implique pas que vous deviez les réaliser sur le moment, mais que vous preniez une décision :

  • jeter ;
  • déléguer ;
  • classer ;
  • planifier sur votre To-Do liste ;
  • réaliser.

Habitude 3 : Planifier

Qu’est-ce qu’il y a d’important à faire cette semaine ? Quels sont mes objectifs ? Posez-vous ces questions pour définir vos priorités, qui deviendront les MIT : Most Important Things, ou les choses les plus importantes, en français. Cette liste est importante, car elle vous aidera à appréhender votre semaine d’une meilleure manière. La méthode Zen To Done, c’est pouvoir être organisée pour être le moins stressée possible.

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Habitude 4 : Agir, mais une tâche à la fois

Qui a dit que les femmes pouvaient être multi-tâches ? On oublie donc ça, et on se concentre sur une seule de vos MIT à la fois. Comment faire dans ce cas ? Bannissez un maximum de distractions :

  • désencombrez votre bureau ;
  • coupez votre téléphone portable, pour éviter d’être happée par les notifications de vos applications ;
  • si vous travaillez sur Internet, fermez les onglets inutiles (on dit au revoir aux réseaux sociaux).

Régler une minuterie est une bonne alternative pour savoir quand s’arrêter : vous posez vous-même vos propres limites. Quand ça sonne : pas une minute de plus, c’est fini ! Si jamais vous êtes interrompue, notez dans votre carnet ce qui a attiré votre attention. Vous pourrez toujours la réaliser plus tard sans pour autant l’oublier.

Habitude 5 : Système de confiance simple

Aucune utilité à rendre votre système compliqué. La méthode Zen To Done privilégie la simplicité, à commencer par vos listes : un simple carnet fera très bien l’affaire. L’essentiel ici est donc de faire confiance au système que vous inaugurez. Votre petit carnet sera votre compagnon idéal, comme s’il s’agissait d’un deuxième cerveau – plus performant en terme de mémoire – ou d’un assistant.

Habitude 6 : S’organiser

Vous connaissez sûrement l’expression « Une place pour chaque chose et chaque chose à sa place ». Et bien pour cette sixième habitude, vous allez vous en inspirer ! Rangez alors ce qui doit l’être, plutôt que de les amasser pour les trier plus tard. Que ce soit votre poubelle, votre liste, vos dossiers… ne tergiversez pas. En plus, on sait très bien qu’à force de remettre à plus tard ce qui doit être fait, on finira par ne pas le faire.

Habitude 7 : Passer en revue votre système

La revue Zen To Done vous demande de vérifier rapidement votre système. Elle se concentre également sur la révision de vos objectifs annuels chaque semaine. Passez-les passer en revue afin de voir les progrès que vous avez réalisés au cours de la semaine dernière. Vous allez ainsi pouvoir prendre les mesures nécessaires pour avancer dans leurs accomplissements au cours de la semaine à venir.
Une fois par mois, réservez un peu plus de temps pour en faire un examen.
Chaque année, vous devriez faire au moins une fois une introspection de vos objectifs annuels et de votre vie.

Habitude 8 : Simplifier

Réduisez vos objectifs et vos tâches à l’essentiel. Inutile de vous encombrer de toutes les tâches entrantes. En effet, vous risquez juste de vous surcharger, et donc de négliger les choses les plus importantes à réaliser. Reprenez vos listes et vos projets, ne conservez que ce qui est prioritaire. Cette habitude est à accomplir le plus souvent possible.

Habitude 9 : Routine

La routine, c’est quelque chose qui est important dans notre vie. Elle offre une ambiance sécurisante pour nombre d’entre nous. Par conséquent, il est primordial d’en définir une qui vous soit efficace et adaptée.

Par exemple, celle du matin peut inclure :

  • la consultation de votre calendrier, de vos listes ;
  • la définition des MIT de la journée ;
  • de l’exercice ;
  • le traitement des boîtes de réception ;
  • faire votre premier MIT pour la journée.

Une routine du soir pourrait inclure (à nouveau) le traitement de vos boîtes de réception, la révision de votre journée, la rédaction de votre journal, la préparation du lendemain.

Les routines hebdomadaires peuvent inclure une journée de courses, de lessive, financière, votre revue hebdomadaire, une journée en famille… Bref à vous de choisir ce que vous souhaitez y inclure.

Habitude 10 : Trouver votre passion

L’objectif ici, est donc de trouver une passion et de voir si vous pouvez en vivre. Parce que sans elle, la vie est totalement fade ! De fait, il est très important d’avoir un travail qui vous passionne : cela réduira la procrastination. Vous aurez alors l’impression de ne pas travailler et de vous épanouir.

Comment faire fonctionner le Zen to Done sans être bouleversée ?

Il ne faut pas tout mettre en place en même temps pour que ça se déroule correctement. En effet, chacune de ces habitudes doit être incorporée petit à petit dans votre vie : une seule à la fois si c’est possible, ou deux voire trois au maximum. Concentrez-vous sur votre changement d’habitude pendant 30 jours, puis passez au suivant.

Si ces dix habitudes vous rebutent, Leo Babauta a créé une version minimaliste du Zen to Done : un moyen d’être productif sans tracas.

La version minimaliste du ZTD

Au lieu d’avoir 10 habitudes, nous en avons 4 :

  • collecter ;
  • traiter ;
  • planifier ;
  • agir.

Cela vous paraît plus adapté ? Optez donc pour cette méthode simplifiée. De plus, son créateur utilise deux outils classiques : un petit carnet et un stylo. Comme dit précédemment, le ZTD est là pour vous simplifier la vie, pas pour vous la rendre plus complexe.

Néanmoins, cette version laisse de côté 6 habitudes : garder un système de listes simples, tout organiser, des revues hebdomadaires, simplifier vos tâches et projets, fixer des routines et trouver votre passion…

J’aime bien cette méthode, mais j’ai eu envie de l’adapter à ma façon, afin qu’elle corresponde le plus possible à ma manière de fonctionner et à mon environnement. Je vous propose de découvrir ce que j’en ai fait dans un prochain article. Dites-moi en commentaire si vous connaissiez la méthode du Zen To Done. Si oui, l’avez-vous adoptée dans votre vie quotidienne pour être enfin organisée ?

  • Delphine de trier-et-ranger.com dit :

    Merci pour ce rappel de cette méthode. J’ai du mal à la mettre en place donc j’ai hâte de savoir comment tu as fait dans ton prochain article !

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