Mes 5 conseils pour ranger votre boite mail efficacement et durablement

Mes 5 conseils pour ranger votre boite mail efficacement et durablement

Mes 5 conseils pour ranger votre boite mail efficacement et durablement 2560 1707 Virginie

Temps de lecture : 4 minutes

Vous allez, peut-être, être surpris de l’apprendre mais ranger sa boite mail efficacement et durablement c’est très simple !

Et pourtant combien de fois avez vous constaté que la boite de réception de votre messagerie débordait ou que les messages importants étaient noyés au milieu des autres !

Suivez les 5 conseils que je vais vous donner ci-dessous et je vous assure qu’à l’avenir votre boite mail sera rangée. Cela vous prendra sans doute un peu de temps, au début, au moment de la mise en place de ces bonnes pratiques ; sur le long terme, vous pourrez constater les bénéfices de l’application de ces conseils.

Bonne lecture !


1. Centraliser vos différentes boites mail

Si vous avez plusieurs boites mails, faites en sorte que tous vos messages arrivent dans une seule et même boite de réception. Cela vous permet de ne pas perdre de temps à aller consulter vos mails à plusieurs endroits ; le rangement de l’ensemble de vos mails est ainsi plus efficace.

Personnellement, je travaille sur Mac et  tous mes messages, personnels et professionnels, arrivent dans l’application « mail ».

5 conseils pour ranger votre boite mail efficacement et durablement


2. Créer des dossiers et des sous-dossiers


La clef pour ranger votre boite mail efficacement et durablement.

Qu’il s’agisse de votre boite mail personnelle ou professionnelle, le rangement passe par le classement des mails ; ce classement se fait dans des dossiers et des sous-dossiers. Vous pouvez les créer au fur et à mesure de vos besoins. Ils vous permettent de savoir où ranger les messages que vous recevez si vous avez besoin de les conserver.


Quelques exemples

Voici quelques exemples de dossiers que j’ai dans ma boite mail :

  1. Dans le dossier « Appartement » il y a 5 sous-dossiers : assurance, déménagement, impôts, électricité, téléphone.
  2. Le dossier « enfant » contient entre autres : abonnements, activités extra-scolaires (avec des sous-dossiers « danse », « arts plastiques », …), santé, école (avec des sous-dossiers par année)
  3. Dans mon préféré, le dossier Voyages, il y a des sous-dossiers par voyage (le titre est : la destination + année). Dans chaque sous-dossier, il ya d’autres dossiers. Par exemple dans le  sous-dossier « Londres 2018 » , il y a  3 sous-dossiers « A voir », » booking tickets » (pour les musées …) » et « réservations » (avion, hôtel). Dans le dossier « voyages » j’ai également créé un sous-dossier « bons plans » dans lequel je mets des pages intéressantes que j’ai pu m’envoyer soit depuis internet, soit scannées sur des magazines.
  4. J’ai aussi un dossier « to buy » ; quand je vois sur internet des choses qui me tentent, je m’envoie la page. Dès reception du mail,  je le range dans ce dossier. C’est assez efficace pour faire passer les envies irrépressibles ; en général une fois le mail classé, j’oublie mon envie !
  5. Utile également, un dossier « A lire » : quand je  fais des recherches sur internet j’ai tendance à être distraite par d’autres sujets qui m’interessent. Alors pour ne pas perdre trop de temps, je m’envoie la page et je la classe dans ce dossier. Régulièrement je choisis une moment pour lire ces pages.
  6. Le dossier « A payer » reçoit quant à lui toutes les demandes de paiement qui ne font pas l’objet de prélèvement automatique.
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Comme vous pouvez le voir sur la photo, certains dossiers sont tout en haut de la liste ; comme ça je ne les perds pas de vue ! Les suivants sont classés, en dessous, par ordre alphabétique.

Et pour ceux qui se demandent, ce que cache le dossier « 2020 To do », il s’agit de choses (ex : formations ) que j’ai envie de faire en 2020 mais qu’il faut planifier. Je les mets là en attendant.

Mais la meilleure organisation est celle qui fonctionne pour vous !


3. Dématérialiser vos factures

Sans tarder, demander à vos fournisseurs habituels d’eau, électricité, de téléphone/internet, etc, de vous adresser vos factures par mail.

Je reçois pratiquement toutes mes factures par mail, et c’est vraiment très pratique.

Si elles font l’objet d’un prélèvement automatique, j’y jette un coup d’oeil pour voir tout est correct et je peux rapidement les classer  dans le dossiers qui les concerne (eau, électricité, assurance, téléphone, …). Si je dois régler la facture, je la classe dans le dossier « à payer ».

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4. Limiter la publicité

Limiter au maximum les sollicitations publicitaires : quand vous recevez des emails que vous n’avez pas sollicité, pensez à vous désinscrire ! C’est rapide et ça fait gagner beaucoup de temps !

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4. Trier régulièrement

Personnellement je consulte très régulièrement ma boite mail dans la journée. J’ai lu qu’agir ainsi était une perte de temps mais en général je fais ça entre deux activités ou quand j’attends quelque part. Cela me permet de trier au fur et à mesure les mails que je reçois. Ce tri régulier permet de maintenir une boite mail assez peu encombrée.

Dès reception d’un mail, essayez de décider rapidement ce que vous devez en faire et faites le !

  • Mettez-le à corbeille;
  • Classez-le.
  • Traitez-le immédiatement si cela prend moins de 5 minutes.
  • Gardez dans votre boite de réception les mails à traiter ou dont vous pouvez avoir besoin dans les jours qui viennent.

Je viens de vérifier : j’ai actuellement 12 mails dans ma boîte de réception ! Mais, je dois quand même vous avouer qu’il arrive parfois qu’il y ait plus,  notamment pendant les vacances. Ce n’est pas bien grave, car en quelques minutes de tri, les mails retrouvent leur place et ma boite mail est de nouveau bien rangée. A vous de jouer ! 

 

J’espère que ces 5 conseils pour ranger votre boite mail efficacement et durablement vous seront utiles.

Si vous avez d’autres astuces pour ranger  votre boîte mail, des questions ou des réactions, surtout n’hésitez pas à laisser un commentaire ci-dessous.

Hâte de vous lire !

Et si vous avez besoin d’autres conseils pour ranger votre bureau, je vous propose également de lire l’article « comment ranger efficacement votre bureau en 8 étapes ».

5 conseils pour ranger votre boite mail efficacement et durablement

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