Travailler chez soi : comment s’organiser pour être efficace ?

Travailler chez soi : comment s’organiser pour être efficace ?

Travailler chez soi : comment s’organiser pour être efficace ? 1170 780 Charlotte Minda

Temps de lecture : 8 minutes

Si travailler chez soi a longtemps été considéré comme marginal, aujourd’hui, ce mode de travail se développe de plus en plus au sein de la population active. Ce phénomène s’explique notamment par l’essor des emplois freelance, du marketing de réseaux ou encore des infopreneurs. En 2020, la situation sanitaire a également imposé à de nombreux salariés de télétravailler, pour la plupart pour la première fois.

Si nous pouvons trouver de nombreux avantages au télétravail, un point peut tout de même vous inquiéter : comment trouver son organisation quand lieu de vie et lieu de travail se mêlent ? Comment rester efficace alors qu’il est si facile de trouver une multitude d’autres choses à faire et de procrastiner ?

Cet article vous livre les étapes clés pour rester efficace en travaillant depuis chez vous. Que vous soyez débutant ou expert, vous y trouverez forcément une astuce intéressante pour vous aider à vous organiser !

par Charlotte Mauxion-Minda

Rédactrice Web SEO – Community Manager Freelance.

L’environnement de travail à la maison

Environnement visuel

Pour bien travailler à la maison, il est important de se créer un environnement de travail propice à la concentration, dans lequel on se sent bien. Ce cadre tient notamment en trois points importants : l’environnement visuel, l’environnement sonore et l’environnement numérique.

Que l’on soit très soigneux ou au contraire plutôt désordonné, chacun a besoin d’éviter la sur-stimulation visuelle pour pouvoir se concentrer plus facilement. Ainsi, pour être efficace en travaillant  à la maison, il faut veiller particulièrement à ces trois points :

  • Dans un premier temps, il est important de choisir une pièce dans laquelle on se sent bien. Si cette pièce contient des touches de couleurs chaudes (rouge, jaune ou orange) c’est idéal. En effet, ces couleurs stimulent l’hémisphère gauche du cerveau qui permet notamment d’analyser et de faire preuve de logique.
  • Il est également conseillé de choisir une pièce naturellement lumineuse, comportant des éclairages chauds pour limiter la fatigue des yeux.
  • Enfin, garder l’espace de travail rangé est l’assurance de rester focus sur ses objectifs et de trouver facilement ce dont on a besoin pour travailler.
    Pour autant, il n’est pas nécessaire pour être concentré et efficace d’opter pour un bureau minimaliste ou complètement impersonnel. Il est même recommandé de s’entourer d’objets qui nous plaisent pour conserver un état d’esprit optimiste et créatif. Ainsi pour garder votre mindset au meilleur de sa forme, on peut par exemple agrémenter son bureau d’un joli cadre contenant une photo d’un beau souvenir, opter pour une tasse au message positif ou encore installer un plaid duveteux sur son fauteuil de bureau pour le rendre plus confortable et chaleureux. 

Environnement sonore

Avez-vous déjà essayé de travailler dans un environnement sonore bruyant, en open space par exemple ? Si oui, vous savez sans doute qu’il est extrêmement difficile de se concentrer au milieu du brouhaha. Pour autant, il n’est pas forcément nécessaire de travailler dans le silence absolu, même en travaillant à la maison. Accompagner son travail d’une playlist de bruits blancs (cascade, chants d’oiseaux, etc.) est une option, mais certains instruments sont également réputés pour aider à la concentration. C’est le cas du piano par exemple. Enfin, si le travail à effectuer ne demande pas une concentration intense, le web regorge de conférences et de podcasts gratuits. Ils permettent de s’inspirer, de se cultiver et de stimuler la créativité tout en effectuant des tâches professionnelles. 

Environnement numérique

L’environnement numérique joue un grand rôle dans la concentration et la capacité à travailler depuis son domicile. Pour éviter de se perdre dans les dédales de son disque dur ou du web, il est important de s’alléger d’un bon nombre de sources de distractions tant que les objectifs ne sont pas remplis : 

  • Couper toutes les notifications ou activer le mode avion du téléphone et de l’ordinateur ;
  • si les tâches à effectuer nécessitent d’utiliser des pages web, ouvrir seulement les onglets concernés et fermer tous les autres ;
  • ranger son ordinateur pour retrouver facilement les dossiers utiles ;
  • en cas d’utilisation de dossiers ou logiciels nécessitant des codes d’accès : regrouper toutes les informations de connexion au même endroit ;
  • connaître les outils les plus utilisés ou demander à être formé(e).

Ces astuces permettent d’éviter de perdre du temps précieux et de rester concentré(e) durant les tâches à effectuer.

N’hésitez pas à lire cet article. Il vous donnera également de nombreux conseils pour ranger votre bureau physique et virtuel facilement.

Organiser son temps en travaillant chez soi

L’état des lieux

Pour être efficace en travaillant depuis chez soi, s’organiser est tout aussi important que de créer un espace de travail propice à la concentration. Dans un premier temps, il peut être intéressant de pratiquer un rapide état des lieux de ce que nous avons à faire et des espaces disponibles pour réaliser nos objectifs. Même si cette pratique peut sembler être une perte de temps, il n’en est rien ! En effet, cet état des lieux, qui tient en trois étapes, est la clé pour se fixer un programme réaliste et établir des priorités de façon pertinente. 

Etape 1 : lister

La première étape consiste à lister toutes les tâches à effectuer durant la semaine. Il ne faut pas hésiter à vider ses pensées, de la tâche la plus insignifiante (comme répondre aux emails, aux réunions), en passant par des projets de plus grandes ampleurs. Il peut d’ailleurs être judicieux de décomposer les projets chronophages ou importants en plusieurs petites tâches. Elles seront bien plus faciles à intégrer dans un planning. De plus, cette pratique permet d’avoir vraiment l’impression d’avancer dans un projet et permet donc de rester motiver.

Etape 2 : prioriser

La matrice d’Eisenhower

Prioriser permet d’éviter le sentiment de surmenage. En effet, en traitant en priorité toutes les tâches importantes dans son planning, nous gagnons en sérénité au fur et à mesure que la semaine s’écoule. Prioriser peut sembler intimidant de prime abord. Heureusement, il existe un outil très efficace pour prioriser ses tâches plus facilement : la matrice d’Eisenhower. Cette matrice comporte 4 quadrants dans lesquels nous pouvons “trier” les différentes tâches à effectuer :

  1. Tout d’abord, les tâches importantes et urgentes : elles sont à placer en priorité dans le planning.
  2. Ensuite, les tâches importantes mais non urgentes : elles sont à planifier à la suite des tâches du quadrant numéro 3.
  3. Puis, les tâches urgentes mais pas importantes. Elles sont à déléguer (si possible) ou à planifier à la suite des tâches du quadrant numéro 1.
  4. Et enfin, les tâches non importantes et non urgentes. Il faut les abandonner ou les effectuer une fois que toutes les autres tâches seront réalisées. 

Cette matrice est facile à reproduire sur un tableau blanc, en indiquant les tâches sur des papiers repositionnables par exemple, sur un tableau en liège ou dans son agenda. 

Une autre méthode pour prioriser : la loi de Pareto “80-20”

Pour prioriser, il existe une autre méthode qui touche de façon plus large nos prises de décisions. Il s’agit de la loi de Pareto, aussi connue sous le nom de la méthode 80-20.

Selon l’économiste Vilfredo Pareto, environ 20% de nos actions ont pour effets 80% de nos résultats. Cette loi universelle définie par des recherches économiques à la fin du XIXème siècle, s’applique à de nombreux domaines. Elle est particulièrement utile pour les personnes travaillant en autonomie ou à leur compte. Par exemple, environ 20% de nos clients nous rapportent 80% de notre chiffre d’affaires. Alors que 20% des mots clés d’un site internet rapporte 80% du trafic de lecteur.

Etape 3 : organiser ses tâches en travaillant chez soi

Une fois que l’on sait quelles tâches sont à planifier en priorité, l’organisation de la semaine de travail devient bien plus aisée. Plusieurs astuces peuvent aider à bien planifier :

  • Le “batching” : l’idée est de regrouper toutes les tâches similaires pour limiter les temps de transition entre différentes tâches. Cette technique limite les besoins de se concentrer à nouveau à chaque fois que l’on passe à une tâche différente et fait gagner du temps.
  • Mettre en place des routines pour les tâches récurrentes. Par exemple pour le traitement des mails, fixer un créneau horaire unique pour consulter sa boîte de réception et traiter les mails permet ensuite de se concentrer ensuite pleinement sur les tâches qui nous incombent. 
  • Planifier les tâches les plus urgentes et importantes en début de semaine. Ainsi plus la semaine touche à sa fin et plus le stress diminue. 
  • Planifier les tâches secondaires au moment où l’attention et la concentration sont les plus difficiles à tenir pour se ménager. En terme de concentration chaque individu est différent mais il existe une règle générale. L’attention baisse pour la majorité des individus en début d’après-midi durant la digestion puis à partir de 17h00 . 

Définir des objectifs

Lorsque l’on travaille depuis chez soi et que l’on cherche à être efficace ou productif, il est absolument nécessaire de fixer des objectifs hebdomadaires ou journaliers. Cependant, si les objectifs sont nécessaires pour garantir notre motivation à court terme et la confiance en soi, il ne faut pas les définir aléatoirement, au risque de se sentir dépassé(e) et d’obtenir l’effet inverse.

Heureusement, il existe une règle générale facile à appliquer lorsque l’on définit un objectif : la méthode SMART.  La méthode SMART est développée par des économistes, au sein des entreprises américaines, pour aider les responsables à diriger leur personnel de façon optimale. Pour qu’un objectif soit SMART (intelligent en anglais) il faut qu’il réponde aux 5 critères suivants :

  • S : spécifique, l’objectif définit clairement les tâches, les protagonistes et la façon de travailler.  
  • M : mesurable, il existe des critères de réussites pour définir si l’objectif est atteint. 
  • A : atteignable, l’objectif se décompose en étapes.
  • R : réaliste, les moyens humains ou matériels existent pour atteindre cet objectif. 
  • T : temporel, l’objectif doit être atteint avant telle date. 

Inutile bien sûr de définir ses objectifs de façon très poussée, une à deux lignes suffisent. Si nous utilisons cette méthode, il faut pouvoir fixer un petit créneau en fin de semaine de travail pour analyser nos résultats en se demandant ce qui a fonctionné ou pas, pourquoi tel ou tel objectif est rempli et ce que nous pourrions faire pour nous améliorer. 

La méthode SMART est l'outils de référence pour se fixer des objectifs.

Des outils efficaces pour s’organiser

Les outils d’organisation visuels 

Pour nous aider à nous organiser efficacement en travaillant à la maison, il existe d’autres outils intéressants. Pour les plus visuels, en plus de la matrice Eisenhower, très utile pour planifier la semaine, il est possible d’utiliser un kanban journalier pour rester motivé tout au long de sa journée de travail.

Cet outil est très simple à mettre en place, il suffit d’un tableau (ou d’un panneau) sur lequel sont matérialisées différentes colonnes selon nos besoins. Plus généralement nous retrouvons 3 colonnes sur un kanban : “à faire”, “en cours”, “réalisé”. Pour l’utiliser, il suffit d’ajouter chaque matin des papiers repositionnables sur lesquels sont inscrites les tâches du jour. Au fur et à mesure que les tâches sont remplies, il suffit de déplacer le papier dans la colonne “réalisé”. Si à la fin de la journée toutes les tâches ne sont pas réalisées, il est alors possible de les programmer pour le lendemain matin ou d’adapter ses objectifs pour les rendre peut-être plus réalistes.

Le Kanban est idéal quand on est visuel pour travailler chez soi et suivre méthodiquement son travail.

La méthode pomodoro pour rester concentrer

La méthode pomodoro est idéale pour éviter la procrastination et aide à rester concentré. Le principe est très simple et repose sur l’utilisation d’un chronomètre. Cette méthode de gestion du temps inventée par un entrepreneur dans les années 80 incite à se concentrer sur une seule tâche sans distraction durant le temps défini en amont.

La méthode préconise des plages de 20 minutes mais ce temps est à adapter en fonction de nos besoins. Ensuite, il faut prendre une pause de 5 minutes pour se ressourcer avant de relancer un nouveau Pomodoro (un nouvel intervalle). De nombreuses applications gratuites existent pour tester cette méthode redoutable d’efficacité. Une fois habitué(e), il est même possible de planifier nos tâches en indiquant le nombre de Pomodoro nécessaires pour l’exécuter. 

Les outils d’organisation numériques

Pour certains, écrire sur du papier est essentiel dans leurs habitudes d’organisation. Cependant, dans le cadre d’une organisation numérique quelques outils adaptés peuvent s’avérer très utiles. Que ce soit avec Trello, Notion ou encore Asana il est possible de créer des templates (modèles) d’organisation. Ainsi, il devient facile de regrouper en un seul endroit l’ensemble de vos projets professionnels. Ils permettent de gagner en efficacité et sont ainsi des outils numériques à privilégier pour travailler depuis chez soi. D’ailleurs, de nombreuses entreprises commencent à les utiliser car ce sont d’excellents outils pour travailler de façon collaborative et s’organiser à plusieurs. 

Les outils numériques sont très utiles pour tout rassembler en un seul endroit.

Vous disposez désormais de nombreuses astuces pour vous organiser et travailler depuis chez vous de façon efficace. Ces astuces et ces outils sont des clés pour appréhender plus sereinement le travail depuis chez soi. Pour autant, comme toujours avec l’organisation, il est essentiel de connaître vos besoins, pour trouver une méthode qui vous correspond et qui vous permet d’être à l’aise dans votre fonctionnement.
Prendre de courtes pauses régulièrement est également essentiel pour éviter le surmenage et à terme le burn-out. En utilisant le Pomodoro, il peut être agréable de prendre 5 minutes pour respirer à l’extérieur, savourer une tisane, faire quelques exercices. Ce sont autant d’attentions à vous-même qui vous permettront d’être efficace sur le long terme.

Si vous connaissez d’autres astuces d’organisation pour travailler chez soi sereinement, n’hésitez pas à les partager dans un commentaire !

  • Charlotte - Le Labo du Rédacteur Web dit :

    Merci pour cet article qui donne des astuces directement applicables « en vrai ». Etant une adepte de productivité et d’efficacité, tous ces conseils me parlent et me plaisent beaucoup 🙂

  • Carine dit :

    Merci pour cet article ou on trouve beaucoup de très bon conseils.
    Il n’y a plus qu’à les appliquer.
    Je pense que c’est un article qu’il faut relire de temps en temps pour se redonner une trame de travail confortable
    Toujours un plaisir de te lire
    Carine

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