La Méthode Zen To Done à Ma Manière

La Méthode Zen To Done à Ma Manière

La Méthode Zen To Done à Ma Manière 1170 780 Virginie

Temps de lecture : 6 minutes

Si vous avez lu mon article sur la méthode Zen To Done de Léo Babauta, vous savez que je l’apprécie. Néanmoins, j’ai voulu l’adapter à ma manière. Après tout, elle est redoutablement efficace lorsqu’elle s’ajuste à votre façon de fonctionner. Tout d’abord, j’utilise 4 outils : un carnet, un stylo, le système Trello et un agenda. Je les combine avec 5 habitudes, que je souhaite vous partager : collecter, traiter, planifier, agir et agenda. Ensuite, je veille toujours à avoir un bureau très bien rangé : quand j’ai fini de travailler, plus rien ne traîne dessus. Vous voulez en savoir plus sur comment j’ai adapté la méthode ZTD à ma manière ? Qui sait, cela vous inspirera peut-être pour créer votre propre méthode !

1 – Collecter : étape importante pour ne rien oublier

Comme dans la méthode Zen To Done, ma première habitude est de collecter. J’ai toujours sur moi un petit carnet. J’y note tout : les tâches, les idées, les projets ou autres informations qui me viennent dans la journée. En écrivant tout ceci, je suis sûre de ne pas de l’oublier et ça me fait sortir l’information de la tête. Au moins, elle ne tourne plus en boucle dans mes pensées ! J’utilise également cette technique lorsque je travaille : si quelque chose me traverse l’esprit, je le note dans mon carnet. De cette manière, je suis certaine que cela ne nuit pas à ma concentration.

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2 – Traiter : savoir prendre des décisions

Cette étape est importante, elle est la suite logique de l’habitude « collecter ». Comme pour la méthode ZTD, je prends des décisions rapides concernant les messages que contient ma boîte de réception. Je ne les remets pas à plus tard. Mes boîtes mails sont centralisées, notamment grâce à l’application Mail d’Apple. Je reçois donc tous mes messages, qu’ils soient personnels ou professionnels dans un seul endroit ! Cela ne me fait pas perdre de temps.

Voici 5 options de traitement que j’utilise :
• Jeter ou supprimer ;
• Déléguer ;
• Classer ;
• Ajouter sur ma liste de tâches à faire plus tard ou sur mon calendrier, il s’agit donc de planifier ;
• Réaliser immédiatement, si cela prend moins de cinq minutes.

Je traite mes boîtes de réception (physique, mail, messagerie vocale et notes) plusieurs fois par jour. Je sais qu’il faudrait que je le fasse moins souvent, mais je n’y arrive pas encore.

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3 – Planifier : une organisation au top

Quand je m’assois à mon bureau, j’ajoute les nouvelles tâches inscrites dans mon carnet, et je les transfère dans mes listes de tâches. C’est à ce moment que je planifie, et que TRELLO intervient.

C’est un outil que je trouve formidable, car il permet de faire des tableaux avec des listes de tâches. Il nous offre une vision globale sur tout : cela le rend pratique et ainsi, je peux supprimer au fur et à mesure les tâches effectuées. Il y a tellement de possibilités sur ce site, qu’il vaudrait mieux que vous alliez voir par vous-même le potentiel de TRELLO. D’autant plus que c’est gratuit et pour un usage personnel ; vous le conseiller ne me rapporte rien.

Revenons à nos moutons : planifier est une habitude ô combien indispensable. Mais qu’est-ce que j’entends par là ? Il s’agit ici de déterminer ce que vous avez besoin de faire chaque jour/semaine/mois afin d’atteindre les objectifs que vous vous fixez. Qu’ils soient à court ou long terme, ils sont vos Most Important Tasks, abrégés en MIT, ou en bon français : « vos tâches les plus importantes ».

Au début de chaque journée, je passe en revue mon tableau TRELLO intitulé « My personal productivity system », ou « Mon système personnel de productivité ». Sur celui-ci, j’ai plusieurs listes :
• Aujourd’hui ;
• Demain ;
• Cette semaine ;
• La semaine prochaine ;
• En attente ;
• Plan d’action.

Sur la première, j’y note 1 à 3 MIT que je souhaite accomplir cette journée. Parfois, il m’arrive de le faire le soir également. Comme ça quand j’ouvre TRELLO le matin, je vois directement ce que j’ai à faire. Les choses récurrentes sont aussi inscrites sur cette liste, comme par exemple faire un peu de piano ou d’italien, qui sont deux activités que j’ai récemment commencées.

Par rapport à la méthode ZTD, j’ai peu de routines : d’ailleurs, celles-ci sont essentiellement liées à l’organisation de la maison, plutôt qu’à mon travail. Si vous souhaitez les retrouver, voici trois articles qui concernent :
• ma check-list pour un intérieur harmonieux ;
• votre routine « chambre » ou 5 minutes par jour pour une chambre rangée ;
• la routine « enfant du matin » ou comment partir de la maison sans s’énerver.

4 – Agir : transformer ses écrits en action

Dans la mesure du possible, je commence ma journée par mes MIT. Pourquoi « dans la mesure du possible » ? Parce que parfois, les journées ne se déroulent pas comme on le souhaiterait…
J’essaie donc de me concentrer sur une seule et unique tâche à la fois, sans distraction. Et je dois bien vous avouer que ce n’est pas simple. En tant que femme/maman, on a tendance à être experte en multi-tâches, et fière de l’être, qui plus est ! En effet, mon cerveau produit des idées en permanence (et c’est bien normal), mais pas toujours en lien avec que je suis en train de faire.

Comme je suis maman, un enfant constitue une source de distraction majeure. Eh oui, dans la tête de celui-ci, une maman à la maison est une maman disponible ! Non, non et non !
J’essaie donc d’être de plus en plus mono-tâche, afin de gagner en efficacité.

Pour améliorer ma concentration, je me suis récemment abonnée à Brain.fm. Payant, mais tellement efficace que je ne le regrette pas. Vous pouvez le tester gratuitement avant de vous engager. Là encore, comme pour TRELLO, je ne gagne aucun argent de cette présentation. Mais quel est le but de Brain.fm ? Cette application vous aide à vous concentrer grâce à de la musique spécialement créée pour cette situation ! Il est vrai qu’au départ, j’étais vraiment sceptique, mais désormais, je ne peux plus m’en passer. Ce qui est pratique, c’est qu’on peut choisir sa durée. Par exemple lorsque j’écris, je mets un chronomètre de 30 minutes, puis je fais une pause de 5 minutes. Ensuite, je recommence. Et si bien sûr une idée sans lien avec ce que je fais survient, je la note et je reviens à ma tâche principale.

Il va sans dire que pour rester concentrée, il faut bannir toutes sources de distraction. Qu’est-ce qui vous distrait le plus ? C’est à vous de voir : Internet, réseaux sociaux, téléphone ? Personnellement, je garde toujours ce dernier à portée de main. Pouvoir être joignable facilement me paraît important, surtout lorsque ma fille est à l’école.

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5 – L’agenda : en complément du carnet

En plus de TRELLO, j’utilise un agenda afin d’y noter mes rendez-vous, ceux de ma fille, ou même les déplacements professionnels de mon mari. Au moins, je ne lui demande plus 50 fois où il va. Comme la page de droite me le permet, j’y écris quelques fois des tâches administratives à effectuer, comme prendre rendez-vous avec le plombier ou faire ma déclaration d’impôts, par exemple.
Je regarde tous les jours mon agenda, afin de voir si j’ai des rendez-vous : cela m’aide à adapter ma liste du jour en fonction de mes disponibilités.

La méthode Zen To Done à votre manière : un secret pour être enfin organisée

Si vous êtes désorganisée, vous n’allez certainement pas devenir votre contraire dès le lendemain ! D’ailleurs, si quelqu’un vous le promet, c’est un mensonge. Changer ses habitudes est quelque chose de profond et complexe : ça revient à faire un travail sur soi-même, et évidemment qu’on ne peut pas changer tout de suite. Motivation, concentration, énergie, patience sont les vrais secrets pour enfin devenir organisée. Ils sont également synonymes de temps. Vous ne pouvez donc pas tout changer à la fois, d’un seul coup. En fait, si, vous le pouvez. Ça serait néanmoins une erreur, car vous vous en dégoûterez vite, et vous reviendrez à la case départ.

Commencez d’abord par une ou deux habitudes que vous mettrez en place. Une fois qu’elles le seront devenues complètement, vous pourrez passer à l’étape suivante, en y ajoutant une autre. Comptez environ une trentaine de jours pour les mettre en place au fur et à mesure. Armez-vous donc de patience.

Parlez de vos objectifs à votre entourage : ça pourrait vous mettre une certaine pression, qui vous poussera à avancer et respecter vos engagements. En effet, il est plus difficile d’abandonner si tout le monde attend de voir vos résultats. Noter vos progrès quotidiens sur un carnet et prévoir des récompenses à chaque réussite est également une excellente source de motivation ! Le positivisme doit vous mener sur la bonne voie : vous pouvez y arriver ! Rappelez-vous que vous n’êtes pas moins douée qu’une autre.

Gardez en tête qu’une organisation n’est jamais figée : même bien organisée, il y a certaines choses que je modifie également. Les aléas de la vie peuvent également tout faire chambouler. De même qu’une méthode d’organisation peut évoluer : attention cependant à ne pas le faire trop souvent. En effet, vous risqueriez d’y perdre énormément de temps…

En espérant que cela vous a inspiré dans la création de votre propre méthode Zen To Done, si ce n’est pas déjà fait. N’hésitez pas à vous exprimer pour partager votre expérience !

  • Delphine de trier-et-ranger.com dit :

    Un grand merci pour cet article. Je connais la méthode ZTD mais je n’arrivais pas à visualiser comment l’appliquer concrètement. Merci aussi pour Trello, qui est un outil tellement puissant que je ne savais même pas par où démarrer :’)

  • Gaël dit :

    Super article merci pour ces conseils pragmatiques dont on sent que tu les as appliqués 🙂
    De mon côté, j’utilise OneNote plutôt qu’un carnet, mais à chacun de trouver ce qui lui convient le mieux. J’aime bien OneNote car il est synchronisé entre mon téléphone et mon ordinateur, et me permet de noter immédiatement les idées/actions qui me passent par la tête pour me décharger. En complément, je m’envoie des mails pour ne pas oublier si c’est plus simple sur le moment, et j’ajoute ensuite le contenu de ces mails à OneNote.
    J’aime également beaucoup la matrice d’Eisenhower et ses quatre cadrans (Important ET urgent, Important ET Non-urgent, Urgent et non-important, Ni important Ni urgent) pour m’autocoacher et éviter la procrastination en m’attelant aux tâches qui ont le plus de valeur.
    Bonne continuation !

    • Virginie dit :

      Merci Gaël pour ton retour. J’ai essayé d’utiliser OneNote mais j’ai renoncé car j’ai vraiment besoin d’un support papier !

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